Ergebnisse exportieren
Mindbreeze InSpire

Einleitung

Mit der Mindbreeze InSpire Export Schnittstelle können Suchergebnisse als CSV, XLSX, JSON und ZIP-Dateien exportiert werden. In der Benutzerschnittstelle kann explorativ definiert werden welche Informationen für den Anwendungsfall relevant sind und danach alle Informationen exportiert werden. Selbstverständlich werden die Berechtigungen auch in diesem Anwendungsfall gewahrt und der Anwender bekommt nur Informationen exportiert, die er auch tatsächlich lesen darf.

Voraussetzungen

Zur Nutzung der Export Funktionalität müssen zuvor die Resource Persistence Settings konfiguriert werden. Siehe dazu Konfiguration - Benachrichtigungen - Resource Persistence Settings.

Konfiguration

Die Konfiguration umfasst:

• Aktivieren/Deaktivieren der Exportfunktionalität
• Festlegen der Eigenschaften und der Maximalen Batch-Größe

Der Export kann im Menüpunkt „Configuration“ im Mindbreeze InSpire Management Center konfiguriert werden. Wechseln Sie dort zum Tab „Client Services“, klappen Sie den Client Service auf, den Sie nutzen möchten, und gehen Sie zum Abschnitt „Export Search Settings“.

Export Search Results Enabled

Aktivieren Sie diese Einstellung, um Ihre Suchergebnisse in der Tabellenvorschau anzeigen lassen zu können. Ist diese Einstellung aktiviert, erscheint neben der Anzahl der Treffer eine „exportieren“-Schaltfläche. Soll diese Funktionalität nicht zur Verfügung gestellt werden kann diese mit dieser Einstellung deaktiviert werden.

Export Servlet Enabled

Diese Einstellung erlaubt es Ihnen, den Export zu deaktivieren, jedoch die Tabellenvorschau anzeigen zu lassen.

Default Exported Properties

In diesem Textfeld können Sie Ihre Eigenschaften (Komma getrennt) vordefinieren. Zum Beispiel: title,mes:size,extension würde den Namen, die Größe (z.B. 50kB) sowie das jeweilige Dateiformat (z.B. pdf) der aktuellen Suche in der Tabellenvorschau anzeigen und exportieren.

Maximum Export Batch Size

Mit dieser Einstellung ist es möglich, die Batch-Größe zu verändern.

Achtung: Es wird nicht empfohlen, einen höheren Wert festzulegen, da dies zu einer Erschöpfung der Ressourcen führen könnte. Die Standardeinstellung ist bereits für typische Anwendungsfälle konfiguriert.

Maximum Exports per Session in parallel

Diese Einstellung bestimmt, wie viele parallele Exporte ein Benutzer in einem Fenster gleichzeitig durchführen kann.

Achtung: Es wird nicht empfohlen, einen höheren Wert festzulegen, da dies zu einer Erschöpfung der Ressourcen führen könnte.

Default Exported Format

Die folgenden Export-Formate werden unterstützt:

• CSV: Kommagetrennte Werte
• XLSX: Microsoft Excel
• JSON: Rohdatenformat zur maschinellen Weiterverarbeitung
• ZIP: Archiv mit einer Datei pro Suchergebnis, falls im Index vorhanden

Wenn Sie ein anderes Format als das Standardformat CSV verwenden wollen (also XLSX, JSON oder ZIP), müssen Sie zuerst die Resource Persistence Settings konfigurieren. Für mehr Informationen, siehe Konfiguration - Gesammelte Ergebnisse - Resource Persistence Settings.

Export Sample Texting Enabled

Es ist möglich, neben Metadaten auch teilweise den Inhalt von Dokumenten zu exportieren. Dazu muss das „Metadatum“ content hinzugefügt werden. Standardmäßig wird nicht der gesamte Inhalt des Dokuments exportiert, sondern nur ein Teil am Beginn des Dokuments. Falls man den Inhalt in der Gegend des Suchtreffers exportieren möchte (dem Beispieltext), kann man die Option „Export Sample Texting Enabled“ aktivieren. Damit ähnelt das Verhalten dem der normalen Suche. Hinweis: das Aktivieren dieser Option kann die Export-Performanz beinträchtigen.

Use Excel Native Data Types

Wenn das Export Format „Microsoft Excel“ verwendet wird, sind standardmäßig die Werte von Metadaten als Text gespeichert. Dies hat bei Nummern oder Datumsangaben den Nachteil, dass man nicht direkt damit rechnen kann. Mit der Option „Use Excel Native Data Types“ werden solche Nummern und Datumsangaben direkt im Numerischen- beziehungsweise Datumsformat gespeichert. Damit ist es nicht nur möglich, mit solchen Werten direkt zu rechnen, sondern Excel stellt die Werte je nach eingestellter Sprache und Region auch im passenden Format dar.

Hinweis: Aufgrund Limitationen des Export-Formats funktioniert dieses Feature ausschließlich mit Metadaten, welche eine einzelne Nummer oder ein einzelnes Datum enthalten. Metadaten mit mehreren Nummern oder Datumsangaben (Listen) oder andere, komplexere Metadaten können nicht übernommen werden und werden, wie bisher, als Text gespeichert.

Erweiterte Konfiguration