Produktinformation

Mindbreeze InSpire

Übersicht

Die Produktinformation zu Mindbreeze InSpire definiert den Leistungsumfang der Mindbreeze InSpire Services. Des Weiteren wird eine Übersicht über die Applikationsschnittstelle sowie die unterstützten Plattformen gegeben.

Mindbreeze InSpire ist ein Softwareprodukt für die Suche nach Informationsobjekten im Unternehmenskontext. Unter Informationsobjekten sind generell Informationen aus strukturierten, teil- sowie unstrukturierten Speichersystemen zu verstehen. Typische Anwendungsfälle sind dabei Dateien im Dateisystem, elektronische Post (E-Mail) in einem Postfachsystem bzw. Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem oder Archiv (sofern an Mindbreeze InSpire via dem Mindbreeze InSpire SDK angebunden).

Systemübersicht

Mindbreeze InSpire besteht aus einer mehrstufigen serviceorientierten Architektur zur Indizierung und Suche nach Dokumentdateien und E-Mails auf Server - Computer in Organisationen.

Zur Anbindung von Systemen, deren Inhalte der Indizierung (zur Suche) zugeführt werden sollen - so genannten „Datenquellen“ - wird immer auf folgende Architekturbausteine zurückgegriffen: Index Service, Filter Service, Crawler Service, Query Service und Client Service. Die Darstellung zeigt auch die Skalierung dieser logischen Architekturbausteine in einer schematischen Darstellung.

Wie oben dargestellt ist das System für die Indizierung von typischen schematischen Datenquellen dargestellt. Die Komponenten entsprechen den wesentlichen Arbeitsschritten des Indizierungsprozesses und werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Die Kommunikation der Komponenten passiert dabei via HTTP/S.

Mindbreeze InSpire – Crawler Service

Der Crawler durchsucht das Quellsystem exhaustiv nach neuen bzw. geänderten Inhalten, die der Indizierung zugeführt werden müssen. Dabei können zwei Arten zur Anwendung kommen:

• Entweder durchsucht der Crawler - wie beispielsweise bei Dateisystemen - von sich aus das Quellsystem, um geänderte Datenbestände zu erkennen und diese im Indizierungsprozess weiter zu geben,
• oder das Quellsystem - wie z.B. ein DMS - kann diese Änderung selbst erkennen und übergibt dem Crawler diese Information.

Mindbreeze InSpire - Filter Service

Das Mindbreeze InSpire – Filter Service dient dazu, aus den verschiedenen Dateitypen die textuelle Information zu entnehmen und zu filtern. Hierzu werden die Dokumentdateien vom Mindbreeze InSpire – Crawler Service an das Mindbreeze InSpire - Filter Service übergeben.

Hinweis: Aufgrund von proprietären Formaten und rasch ändernden Formatstandards kann das Filter Service nicht in allen Fällen garantieren, dass die Text/HTML – Ausgabe dem Ausgangsformat 100% entspricht.

Mindbreeze InSpire - Index Service

In diesem Arbeitsschritt wird der eigentliche Index für die Volltextsuche erstellt bzw. auf den aktuellen Stand gebracht, wenn Änderungen im Quellsystem vorgenommen wurden. Der Index kann ähnlich der Funktionalität einer Datenbank betrachtet werden, die verwendet wird, um Suchanfragen zu beantworten.

Mindbreeze InSpire - Index Services verwalten Objekte/Dokumente mit bis zu maximal 200 Metadaten und 10MB Größe pro Metadatum. Unterstützt werden maximal 200 Annotationen pro Inhalt. Die unterstütze maximale Inhaltsgröße ist 50MB. Die theoretisch maximale Dokumentgröße ist 1GB inklusive Metadaten. Pro Dokument werden maximal 100000 eindeutige Wörter verarbeitet. Pro Index ist der durchschnittliche Verbrauch (Plaintext-Inhalt, Invertierter Index, Termlexikon, …) eines Dokuments von maximal 500KB unterstützt.

Mindbreeze InSpire - Query Service

Die Clients verbinden sich mit dem Mindbreeze InSpire - Query Service, um ihre Anfragen an den Index zu stellen. Die Verteilung von Abfragelasten kann durch mehrere Einheiten des Mindbreeze InSpire – Client Services erreicht werden. Es kann mehrere Arten von Clients geben (z.B. ein in einem Drittprodukt integrierter Client), welche auf Basis des Mindbreeze InSpire SDK realisiert werden können.

Mindbreeze InSpire – Client Service

Der Mindbreeze InSpire – Web Client verbindet sich mit dem Client Service um Abfragen gegen die Query Services zu senden.

Mindbreeze InSpire – Management Service

Das Mindbreeze InSpire – Management Service ermöglicht die zentrale Konfiguration und das Deployment von Services für Mindbreeze InSpire. Eine entsprechende web-basierte Konfigurationsoberfläche wird durch das Mindbreeze InSpire – Management Service bereitgestellt.

Mindbreeze InSpire – Advanced Configuration

Mit der Mindbreeze InSpire – Advanced Configuration wird die zentrale Konfiguration einer verteilten Mindbreeze InSpire Szenarios ermöglicht.

Rechteprüfung

Eine wesentliche Komponente zur Sicherung der Zugriffsberechtigungen ist die Rechteprüfung (ACL in der schematischen Darstellung). Dabei werden die Berechtigungen in Hinblick auf ein potenziell anzuzeigendes Ergebnis einer Suche, im Kontext eines am System angemeldeten Benutzers ausgewertet. Die Rechteprüfung erfolgt dabei direkt gegen die jeweilige Datenquelle (online check) oder es wird gegen die im Index abgelegte ACL (Access Control List) Information geprüft. Dies ist abhängig von der angebundenen Datenquelle bzw. dem verwendeten Connector.

Kontext-Schnittstelle (CTX)

Der Kontext von Daten und Dokumenten, welche im Zuge einer Query als Suchergebnis in einem Client angezeigt werden, wird über diese Komponente zur Verfügung gestellt. Damit ist es beispielsweise möglich, den Daten und Dokumenten entsprechende anwendungsspezifische Kontextmenüeinträge zuzuordnen.

Eigenschaften

Dieses Kapitel erläutert die Eigenschaften von Mindbreeze InSpire.

Verfügbarkeit, Skalierbarkeit

• Die serverseitige Mindbreeze InSpire Software Architektur basiert auf redundant auslegbaren Einheiten. Ein Modus in den Services innerhalb einer Mindbreeze InSpire Infrastruktur auf unterschiedlichen Betriebssystemen betrieben werden, wird nicht unterstützt.
• Die Skalierung durch zusätzliche Appliances zur Steigerung der Antwortzeiten ist gegeben. Zusätzlich kann ein redundanter Aufbau der Backend-Systeme die Verfügbarkeit erhöhen und vermeidet dadurch einen „Single Point of Failure“.
• Folgende Redundanzoptionen stehen zur Verfügung:
• Das Mindbreeze InSpire – Client Service können durch entsprechende Hardwaremaßnahmen und Konfigurationsmaßnahmen redundant betrieben werden.
• Das Mindbreeze InSpire – Query Service kann pro physischen Index durch entsprechende Hardwaremaßnahmen und Konfigurationsmaßnahmen redundant betrieben werden.

Erweiterbarkeit

Mindbreeze InSpire SDK beinhaltet folgende Schnittstellen:

• Erweiterbarkeit des Systems mittels eigener Filter durch die Implementierung der Mindbreeze InSpire - Filter Schnittstelle.
• Anbindung weiterer, externer Datenquellen über die Mindbreeze InSpire Integrationsschnittstellen. Für die Anbindung an diese Schnittstellen durch Dritthersteller wird von Mindbreeze ein Software Development Kit (SDK) bereitgestellt, welches als Mindbreeze InSpire SDK durch das Mindbreeze Developer Partner Portal unter http://www.mindbreeze.com/developer für registrierte Mindbreeze Developer Partner verfügbar ist.

Mindbreeze InSpire SDK - Support Matrix

Das Mindbreeze InSpire SDK wurde auf die neuen Schnittstellen des Produkts umgestellt.

Die Mindbreeze InSpire 23.3 Version ist kompatibel zu folgenden SDK Versionen:

• Mindbreeze InSpire SDK 23.3
• Mindbreeze InSpire SDK 23.2
• Mindbreeze InSpire SDK 23.1
• Mindbreeze InSpire SDK 22.3
• Mindbreeze InSpire SDK 22.2
• Mindbreeze InSpire SDK 22.1
• Mindbreeze InSpire SDK 21.2
• Mindbreeze InSpire SDK 21.1
• Mindbreeze InSpire SDK 20.5
• Mindbreeze InSpire SDK 20.4
• Mindbreeze InSpire SDK 20.3
• Mindbreeze InSpire SDK 20.2
• Mindbreeze InSpire SDK 20.1
• Mindbreeze InSpire SDK 2019 Winter|Fall Release
• Mindbreeze InSpire SDK 2018 Winter|Spring Release
• Mindbreeze InSpire SDK 2017 Winter|Summer Release
• Mindbreeze InSpire SDK 2016 Winter|Spring|Summer|Fall Release
• Mindbreeze InSpire SDK 2015 Winter|Spring|Summer Release
• Mindbreeze InSpire SDK 2014 Winter|Spring|Summer|Fall Release
• Mindbreeze InSpire SDK 2013 Summer|Fall Release

Die Mindbreeze InSpire Java SDK ist mit Java 8 kompatibel.

Administration

Mindbreeze InSpire beinhaltet ein zentrales Konfigurationswerkzeug, welches das Erstellen, die laufende Wartung und Administration von Indexkatalogen erlaubt. Darüber hinaus übernimmt dieses eine zentrale Werkzeug auch die Verteilung der Systembestandteile auf die Server des Gesamtsystems. Die zentrale Administration umfasst sämtliche Komponenten von Mindbreeze InSpire (Mindbreeze InSpire - Crawler Service, - Filter Service, - Index Service, - Query Service, -Client Service) von einer einzigen Stelle.

File Manager

Um Dateien auf der lokalen Appliance zu betrachten und zu bearbeiten steht im Management Center ein Web File Manager zur Verfügung.

Bearbeiten und Betrachten von Textdateien die mit UTF-8 kodiert sind wird unterstützt.
Dateien die größer als 10MB sind können nur lesend geöffnet werden.
Details zu unterstützten Formaten für Syntax-Hervorhebungen finden sich in der Dokumentation der verwendeten Komponente CodeMirror in der Version 5.51.0.

Binärdateien können weder betrachtet noch bearbeitet, sondern nur heruntergeladen werden.

Indizierung

Die Indizierung serverseitiger Inhalte wird durch die Komponente Mindbreeze InSpire – Crawler Services in regelmäßigen Zeitabständen vorgenommen. Diese Abstände sind pro Datenquelle in Sekundeneinheiten definierbar.

Versionsupdate

Das Update von der 2016 Spring Release auf die aktuelle Mindbreeze InSpire Version erfordert keine Neuindizierung.

Indizes erstellt mit oder verändert von einer aktuellen Version können nicht von älteren Versionen geöffnet werden.

Unterstützte Datenquellen

Mindbreeze InSpire 23.3 unterstützt produktseitig unten angeführte Datenquellen für die Indizierung sowie Navigation und Interaktion bei der Suche. Weitere Datenquellen sind über die Mindbreeze InSpire Connector-Schnittstelle und das bereitgestellte Mindbreeze InSpire Software Development Kit (SDK) integrierbar.

Dateisysteme

• Unterstützt sind Microsoft Windows Netzlaufwerke (inklusive DFS). Gruppen werden via Active Directory aufgelöst.
• Ebenso werden Linux/Samba Dateifreigaben unterstützt. Lokale Gruppen müssen zu LDAP Gruppen/Benutzer (Microsoft AD, Univention CS, Samba mit OpenLDAP) auflösbar sein.
• Das direkte Öffnen von Dateien aus den Suchergebnissen benötigt eine unterstützte Version von Microsoft Office sowie einen unterstützten Browser und ist beschränkt auf Dateitypen die von Microsoft Office geöffnet werden können. Dies sind: Microsoft Office 2019 und folgende Browser: Microsoft Internet Explorer, Microsoft Edge (ab Version 79), Google Chrome, Mozilla Firefox.

Mailserver

• Microsoft Exchange 2013 Server unter Verwendung des Microsoft Exchange Connector Plugins (Kerberos Authentication, Integrated Login vorausgesetzt bzw. SAML 2.0 Infrastruktur laut Hinweis)
• Microsoft Exchange 2016 Server unter Verwendung des Microsoft Exchange Connector Plugins (Kerberos Authentication, Integrated Login vorausgesetzt bzw. SAML 2.0 Infrastruktur laut Hinweis)
• Microsoft Exchange 2019 Server unter Verwendung des Microsoft Exchange Connector Plugins (Kerberos Authentication, Integrated Login vorausgesetzt bzw. SAML 2.0 Infrastruktur laut Hinweis)

OpenText Documentum 6.6, 7.3, 16.7

Data Integration

• Der Data Integration Connector bindet umfassende ETL-Prozesse (Extract, Transform and Load) an Mindbreeze InSpire an. Solche ETL Prozesse/Jobs können mittels dem Talend Open Studio erstellt und Java Code daraus erzeugt wurden. Diese generierten Pakete können dann nahtlos in die Mindbreeze InSpire Infrastruktur mittels dem Data Integration Connector integriert werden.
  • Access Plugin: Da die Berechtigungsstrukturen für ETL Prozesse/Jobs für jeden definierten ETL Prozess/Job von den jeweils involvieren Datenquellen abhängig sind, ist ein entsprechendes angepasstes Access Plugin zu erstellen um sicherzustellen, dass die Rechte der Quellapplikationen über die definierten ETL Prozesse/Jobs hinweg eingehalten werden. Ein angepasstes Access Plugin ist auf Basis des Mindbreeze SDK zu erstellten.
  • Context Plugin: Der Kontext (wie beispielsweise Icon oder Kontext-Menü mit Kontext Aktionen) für Informationsobjekte, welche im Zuge einer Query als Suchergebnis in einem Client angezeigt werden, wird über diese Komponente zur Verfügung gestellt. Mit dem Mindbreeze SDK können dabei Aktionen wie das Öffnen eines Informationsobjekts mit einer gewünschten Zielapplikation umgesetzt werden.

LDAP / Microsoft Active Directory

Microsoft SharePoint 2013/2016/2019 und Microsoft SharePoint Online

• Der Mindbreeze InSpire – Microsoft SharePoint Crawler kann „Document Libraries“ von Microsoft SharePoint abrufen. Diese können in Folge indiziert werden.
• Folgende Metainformationen werden standardmäßig extrahiert:
  • listId: Id der Microsoft SharePoint Liste
  • sharepointURL: URL des Microsoft SharePoint Servers
  • listName: Name der Microsoft SharePoint Liste
  • folder: Ordner innerhalb der Dokumentenliste
  • site: Name der Microsoft SharePoint-Site

Web

Mindbreeze InSpire unterstützt die Indizierung von Webseiten im Intranet und Internet. Die Verfolgung von Hyperlinks dient als technische Basis um sich von konfigurierbaren Ausgangsseiten zu weiteren Verzweigungsseiten zu gelangen. Rechteprüfungen für Autorisierung werden nicht im Standardproduktumfang abgedeckt, jedoch sind diesbezügliche Erweiterungen mit dem Mindbreeze InSpire – Connector Framework (SDK) abdeckbar.

Es sind vier Strategien zur Verfolgung von Hyperlinks in Verwendung, dabei ist es möglich auf einem Webserver zu verbleiben, innerhalb einer Domäne Hyperlinks nachzuverfolgen, uneingeschränkt alle aktiven Hyperlinks nachzuverfolgen oder die Nachverfolgung auf die Hyperlinks einer "Sitemap" (Inhaltsverzeichnis) zu beschränken (Linktiefe: 1).

Ab Version 20.5 (nur auf Mindbreeze InSpire G7) ist es optional möglich während der Indizierung den JavaScript-Code der Webseiten auszuführen.

Atlassian Jira 7

Atlassian Confluence 5.6 bis 5.10, 6.0 bis 6.15, 7.4 (LTS), 7.13 (LTS), 7.19 (LTS)

Jive SBS 9.12

HCL Notes/Domino 8.5 und 9.0

Komponenten von Dritten

Die Unterstützung von Authentifizierungsmechanismen (wie zertifikatsbasierte Authentifizierung, formularbasierte Authentifizierung, „Basic Authentication“) kann via einer SAML 2.0 Infrastruktur mit dem Mindbreeze InSpire - Web Client durchgeführt werden.
OAuth Version 2.0 Authentifizierung mittels Bearer-Tokens wird in Verbindung mit dem OAuth Server Keycloak in der Version 14 unterstützt.

Hinweis: Die Zusammenarbeit des Mindbreeze InSpire Client Service mit SAML 2.0 Indentity Provider (IdP) wurde vom Hersteller ausschließlich unter der Verwendung der SAML 2.0 kompatiblen Produkte Shibboleth 4.0.1 Identity Provider, Microsoft Azure getestet.

Wichtig: Eine 100% vollständige und korrekte Extraktion aller Inhalte kann nicht gewährleistet werden.

Berechtigungsauflösung

Zur Autorisierung von Suchergebnissen werden die Rollen und Gruppen des Suchbenutzers aufgelöst und mit der Zugriffskontrollliste des Ergebnisdokuments abgeglichen.

Falls vorhanden, werden datenquellenspezifische Rollen und Gruppen durch die angegebenen Mindbreeze InSpire Konnektor Plugins aufgelöst. In diesen Fällen sind die unterstützten Anwendungsversionen für die Rollen- und Gruppenauflösung die gleichen, wie im Abschnitt "Unterstützte Datenquellen" angegeben.

Zusätzlich unterstützt Mindbreeze InSpire standardmäßig die Auflösung von Gruppen den folgenden Directory Servern:

Microsoft Microsoft Active Directory (Windows Server, Version 2012 bis 2022)

Novell eDirectory (Open Enterprise Server, 2018.1)

Azure Active Directory (via Microsoft Graph)

Unterstützte Dateitypen

Filter für die folgenden Dateiendungen werden unterstützt

Microsoft Office:

• Versionen
  • Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Version 2000 bis 2019
  • Microsoft Office: Microsoft Excel, Version ‘97 bis 2019
  • Microsoft Outlook 2003 - 2019
• Formate: PST, MSG, DOC, PPT, XLS, DOCX, PPTX, XLSX

Mail: MBOX, EML

Kalender: ICS

Kontakte: VCF

Open Document Format: ODT, ODS, ODP

Open Office:

• Versionen
  • OpenOffice.org Version 1.1 bis 3.2
  • OpenDocument Version 1.0
• Formate: SXC, SXD, SXI, SXW

Textdateien: TXT

Images: BMP, GIF, JPEG, JPG, PNG, TIF, TIFF, PNM, PGM, PPM, PBM, SVG

Web: HTML: CFM, HTM, HTML / XHTML: XHT, XHTM

Audio: MP3, AU, AIF, WAV, MID

E-Book: EPUB

ASCII- und ANSI-basierende Textdateien (UTF-8)

Dateiarchive: ZIP, JAR

Weitere unterstützte Formate: PDF (Adobe PDF-Format), RTF, URL, XML, COOML, RDF, FLV (Flash-Video), CLASS (Java Class Files)

Das Mindbreeze InSpire - Filter Service unterstützt Abbyy FineReader Engine 11 für das OCR von Inhalten durch die Verwendung entsprechender Plugins. Die Drittkomponenten (sind vom Hersteller Abbyy) gesondert zu lizenzieren.

Wichtig: Das Mindbreeze InSpire – Filter Service analysiert und filtert Dateien entsprechend deren Inhalte. Eine 100% vollständige und korrekte Filtrierung aller Inhalte kann nicht gewährleistet werden.

Für Microsoft Outlook PST Dateien und deren Inhalte gelten folgende Einschränkungen:

• Bei einer Delta-Indizierung werden Dokumente nicht aus dem Index gelöscht, obwohl Dateien aus dem PST gelöscht wurden.
• Bei einer Delta-Indizierung werden Dokumente (Inhalte des PSTs) nicht aus dem Index gelöscht, obwohl die PST Datei gelöscht wurde.
• Inhalte aus Microsoft Outlook PST Dateien sollen in einem separaten Index (Indices) abgelegt werden.

Sprachen und Schriften der Dokumente:

Mindbreeze InSpire unterstützt durchgängig den UNICODE-Standard (UTF-8 und UTF-16), damit werden alle darin definierten Sprach- und Schriftsysteme unterstützt.

Semantische Extraktion

Wichtig: Bei der semantischen Extraktion über trainierten Modellen kann keine 100% vollständige und korrekte Extraktion gewährleistet werden. Ist eine Anpassung der Modelle unterstützt, handelt es sich um ein dediziertes Projekt, bei dem es von der Kundenumgebung entsprechend gelabelte Trainings- und Testdaten bereitgestellt werden.

Kompositazerlegung

Unterstütze Sprachen:

• Deutsch
• Englisch
• Einschränkung:

Die Zerlegung, wenn aktiviert, erfolgt währen der Indizierung. Für ein erneutes Verarbeiten ist eine Reindizierung erforderlich. Aktuell ist keine Anpassung der Modelle unterstützt. Weitere Einschränkung siehe oben.

Extraktion von Named Entities aus Text

Unterstütze Sprachen:

• Deutsch
• Englisch

• Unterstütze Entities:
• Person
• Organisation
• Lokation
• Misc

• Einschränkung:

Die Extraktion, wenn aktiviert, erfolgt währen der Indizierung. Für ein erneutes Verarbeiten ist eine Reindizierung erforderlich. Aktuell ist keine Anpassung der Modelle unterstützt. Weitere Einschränkung siehe oben.

Objekterkennung in Bildern

Das Modell ist auf Basis des ImageNet Large Scale Visual Recognition Challenge (ILSVRC) 2012-2017 Image-Classification-Datensets trainiert. Das Datenset umfasst 1000 Objektklassen. Das Datenset umfasst mehr als 1 Million Trainingsbilder, die den Klassen zugeordnet sind. Die Objektklassen werden in 68 Kategorien zusammengefasst. Die Kategorien werden übersetzt, sodass auch mehrsprachig gesucht werden kann.

• Übersetzte Sprachen:
• Englisch
• Deutsch
• Französisch

• Unterstützte Bildformate:
• BMP
• GIF
• JPG
• PNG
• TIFF

• Einschränkung:

Die Extraktion, wenn aktiviert, erfolgt währen der Indizierung. Für ein erneutes Verarbeiten ist eine Reindizierung erforderlich. Aktuell ist keine Anpassung der Modelle unterstützt. Weitere Einschränkung siehe oben.

Suche

Dieses Kapitel liefert eine kurze Übersicht über Abfragesprache und Behandlung sowie die Darstellung der Suchergebnisse.

Übersicht

Die Abfragen des Mindbreeze InSpire - Web Client gegen die serverseitigen Inhalte werden vom Mindbreeze InSpire – Client Service der Mindbreeze InSpire Architektur übernommen.

Die Benutzer können mit dem Mindbreeze InSpire - Web Client in einem oder mehreren Indexkatalogen gleichzeitig suchen. Dabei können sich diese Kataloge auch auf verschiedenen Servern befinden. Die Suchergebnisse aus den verschiedenen Indizes können vom Benutzer nach Belieben in das Suchergebnis ein- oder ausblendet werden.

Wortbasierte Suche und Phrasensuche

Mindbreeze InSpire bietet eine Möglichkeit für die exakte Suche nach einem Wort („Wortbasierte Suche“) bzw. nach einer Wortgruppe („Phrasensuche“). Dabei werden nur mehr jene Ergebnisse angezeigt, die den gesuchten Begriff (einzelnes Wort oder Phrase) als Ganzes enthalten.

Wörter, die länger als die maximale Länge von 50 Zeichen sind, werden für die Suche nicht unterschieden.

Abfragesprache

Mindbreeze InSpire verfügt über eine intuitive, von Internet-Suchmaschinen bekannte Abfragesprache.

Standardmäßig werden alle durch Leerzeichen getrennten Suchbegriffe über eine logische UND-Verknüpfung an die Suchmaschine weitergegeben. Eine Suche nach ganzen Phrasen kann über die Eingabe von Anführungsstrichen abgesetzt werden. Die Ergebnisse können durch den Dateityp (Endung) sowie nach Kategorie (E-Mail, Datei etc.)  eingeschränkt werden (siehe Benutzerhandbuch).

Zusätzlich zu der automatischen UND Verknüpfung können boolesche Operatoren, wie „AND“ bzw. „OR“, sowie Klammerungen verwendet werden, um noch detaillierter nach Objekten suchen zu können.

Die Wortnähe kann mittels „NEAR“ verwendet werden um jene Treffer bevorzugt anzuzeigen deren beide Suchwörter näher beisammenstehen.

Die Suche führt in einem Spezialfall eine sogenannte „Wildcard“-Suche durch. Für die Suche im Metadatum „Titel“ werden implizite Wildcards am Anfang und am Ende des Suchbegriffes unterstützt. Die Suche zum Beispiel nach „report“ liefert für das Metadatum „Titel“ also Ergebnisse für *report*.

Für die Suche werden Teilwörter ab einer Länge von 3 bis maximal 50 Zeichen berücksichtigt.

Suchergebnisse

Die Suchergebnisse werden im Hauptfenster nach Kategorien angezeigt. Je nach Ergebnis können folgende Kategorien zur Anzeige kommen (sofern Ergebnisse in der betreffenden Kategorie aufscheinen):

• Dateien: Der bzw. die Suchbegriffe kommen im Volltext des Dokuments bzw. in einer Auswahl der zusätzlich gespeicherten Metadaten vor.
• E-Mails: Der Volltext oder übliche Felder (Sender, Betreff, etc.) enthalten den Suchbegriff.
• Kontakte: Der Suchbegriff wurde in den Datenfeldern eines Kontaktes in Microsoft Exchange/Outlook gefunden.
• Kalender: In den Microsoft Exchange/Outlook Kalendereinträgen wurde der Suchbegriff gefunden.
• Aufgaben: In den Microsoft Exchange/Outlook Aufgaben wurde der Suchbegriff gefunden.
• Notizen: In den Microsoft Outlook/Exchange Notizen wurde der Suchbegriff gefunden.
• Von Integratoren definierte applikationsspezifische Kategorienamen: (z. B. Fabasoft Folio): Listen die Treffer der jeweiligen Kategorie auf, wobei Subkategorien vergeben werden können.
• Bilder inkl. Vorschau: Der Suchbegriff kommt im Dateinamen oder Ordner eines Bildes vor.

Es werden pro Kategorie die Anzahl der Ergebnisse, die der Benutzer ausgewählt hat, angezeigt. Neben den Schaltflächen zur weiteren Navigation (Weiter, Zurück) werden die Ergebnisse pro Kategorie dynamisch geteilt, um schneller zum Ergebnis zu finden. Die Art und Weise nach der die Unterteilung stattfindet, hängt von der Sortierung des Ergebnisses ab. Wird das Ergebnis nach Datum sortiert, so wird die Sortierung innerhalb der Kategorien in Zeitabschnitten erfolgen. Es wird auch je nach Größe des Zeitraumes aller Ergebnisse in dieser Kategorie in Jahre, Quartale und Monate unterschieden (sog. „Drill Down“ über die Zeit).

Sortierung und Gruppierung der Suchergebnisse

Dieses Kapitel beschreibt die Vorschau und Markierung von Suchbegriffen, sowie das Ranking und die Navigation durch die Suchergebnisse.

Vorschau und Markierung der Suchbegriffe

Das Hauptfenster stellt die Suchergebnisse in zwei Detailstufen dar. In der Übersicht werden nur wesentliche Elemente, wie z.B. Name, Ort oder Datum angezeigt, um relativ schnell einen Überblick über die Resultate zu bekommen, diese Anzeige variiert entsprechend der Metadaten die für Treffer zur Verfügung stehen. In der detaillierten Ansicht wird eine Textvorschau auf den Inhalt angeboten, wobei versucht wird, relevante Stellen des Textes aus der im Index gespeicherten Zusammenfassung anzuzeigen. Die Suchbegriffe werden in verschieden Farben hervorgehoben.

Ranking

Die Ergebnisse werden bei der Suche innerhalb der Kategorie nach semantischer Relevanz oder auch chronologisch sortiert, wobei wichtigere oder aktuellere Elemente zuerst angezeigt werden. Bei der chronologischen Sortierung wird das Datum der letzten Änderung herangezogen.

Alternativ kann ein Ranking-Algorithmus gewählt werden, der mehrere Kriterien, unter anderem die Anzahl und die Position des Suchbegriffes innerhalb des gefundenen Dokumentes heranzieht („inhaltsbasiertes Ranking“), um einen Rang für die Qualität des Suchergebnisses zu berechnen. Bei der Suche mit mehreren Phrasen wird die Nähe der gefundenen Begriffe zueinander berücksichtigt, wie auch beim Suchen mit dem Schlüsselbegriff „NEAR“.

Navigation

Mindbreeze InSpire ermöglicht eine einfache und sehr schnelle Navigation durch die Ergebnisse der Suche mittels der im Kontext mit den Suchergebnissen angebotenen Navigationselemente. Diese sind einerseits die Schaltflächen zum Blättern und andererseits die dynamisch und online berechneten Teilungen. Damit wird ein in der Datenbanktechnologie als „Drill-Down“ bezeichnetes Verfahren zur schnellen Navigation ermöglicht. Auch bei nicht guter Kenntnis des Gesuchten (wenig Suchbegriffe) ist es damit möglich, einfach und schnell zum Ergebnis zu navigieren.

Kontextbezogene Aktionen

Mindbreeze InSpire bietet neben dem Öffnen eines Resultates (Starten der damit verknüpften Anwendung) viele Möglichkeiten, mit dem gefundenen Objekt weiter zu arbeiten. Das Kontextmenü bietet je nach Typ die Option, es mit anderen Programmen zu öffnen, den enthaltenden Ordner zu öffnen, es in die Zwischenablage von Microsoft Windows zu kopieren oder es im Microsoft Windows Explorer anzuzeigen. Dieses Menü kann je nach Datenquelle (Quellsystem) über die Mindbreeze InSpire - Kontext-Schnittstelle den Gegebenheiten der jeweiligen Datenquelle implementiert werden.

Suchreiter

Mindbreeze InSpire bietet über sogenannte Suchreiter die Möglichkeit eine Suche gezielt einzuschränken. Suchreiter werden in den Benutzer-Profil Dateien definiert und können

• als Standardeinstellung für alle Benutzer oder
• als Einstellung für einzelne Benutzer

verwendet werden.

Die Sucheinschränkungen für Suchreiter verwenden die Sprachelemente der Mindbreeze InSpire Abfragesprache. Die Verwendung von beliebigen Metadaten zur Einschränkung ist möglich.

Sicherheit

Mindbreeze InSpire zeigt dem aktuellen Benutzer nur jene Ergebnisse an, für die dieser ausreichende Zugriffsberechtigungen (zumindest Leseberechtigung) verfügt. Für die Prüfung werden von Mindbreeze InSpire, abhängig von der jeweiligen Datenquelle folgende Möglichkeiten unterstützt:

• Online Zugriffsprüfung gegen die jeweilige Datenquelle über die entsprechende Mindbreeze InSpire Schnittstelle durchgeführt. Damit wird erreicht, dass auch unmittelbar nach einer Berechtigungsveränderung im daten-führenden System diese Änderungen berücksichtigt werden und in keinem Fall ein Sicherheitsrisiko entstehen kann. Schlägt die Berechtigungsprüfung fehl, wird der aktuell geprüfte Inhalt (z.B. ein Dokument) aus der zum Mindbreeze InSpire Client übermittelten Ergebnisliste entfernt und somit nicht angezeigt.
• Im Rahmen der Indizierung können die Berechtigungsinformationen (ACLs) in den Index aufgenommen werden. Dadurch kann eine gleichbleibende Suchgeschwindigkeit ohne externe Abhängigkeiten gewährleistet werden. Eine entsprechende Latenzzeit der Aktualisierung der Berechtigungsinformationen im Index muss jedoch berücksichtigt werden.

Erweiterungen

Neben browserbasierten Lösungen bietet Mindbreeze weitere Möglichkeiten an, um Suchergebnisse darzustellen.

Microsoft Outlook Add-In

Das Outlook Add-In ermöglicht es, neben den Standard Outlook Treffern auch Mindbreeze Suchtreffer anzeigen zu lassen.

iOS App

Es ist möglich, in der iOS App für Apple-Geräte die Suchtreffer im vertrauten Design am Smartphone darzustellen.

Dazu ist es notwendig, die URL des gewünschten Mindbreeze InSpire – Web Clients in der App zu hinterlegen.

Browsererweiterung

Die Mindbreeze Browsererweiterung für Chrome und Edge bietet eine weitere Möglichkeit, Suchtreffer anzeigen zu lassen.

Services und Konnektoren

Services

Mindbreeze InSpire bietet folgende Services:

• Filter Service
• Index Service
• Query Service
• Client Service
• Crawler Service

Wichtige Hinweise für den Betrieb

• Während der Erst- bzw. Deltaindizierung sind Abfragen der Benutzer gegen das Mindbreeze InSpire – Query Service möglichst zu vermeiden.
• Mindbreeze InSpire kann ja nach Appliance-Modell, pro Appliance folgende maximale Anzahl von Suchen pro Sekunde verarbeiten:
• Bei Mindbreeze InSpire 500K und 1M werden bis zu 3 Anfragen pro Sekunde unterstützt
• Bei Mindbreeze InSpire >=2M werden bis zu 5 Anfragen pro Sekunde unterstützt

Konnektoren

Mindbreeze InSpire - File System Crawler Service

• Mindbreeze InSpire (Microsoft Windows-basierte Appliance)
  • Microsoft Windows Dateifreigaben und DFS
  • Dateisysteme: FAT32 und NTFS

Mindbreeze InSpire – Microsoft Exchange Crawler Service

• Microsoft Exchange Server 2013 (64-bit x64)
• Microsoft Exchange Server 2016 (64-bit x64)
• Microsoft Exchange Server 2019 (64-bit x64)

Mindbreeze InSpire – Web Connector

• Mindbreeze InSpire – Microsoft SharePoint Connector
• Microsoft SharePoint 2013 (64-bit, x64)
• Microsoft SharePoint 2016 (64-bit, x64)
• Microsoft SharePoint 2019 (64-bit, x64)
• Microsoft SharePoint Online

Mindbreeze InSpire – Data Integration Connector

• Mindbreeze InSpire – LDAP/Active Directory Connector

Mindbreeze InSpire – OpenText Documentum Connector

• OpenText Documentum 6.6
• OpenText Documentum 7.3
• OpenText Documentum 16.7

Mindbreeze InSpire - ServiceNow Connector

Wenn ‘Extended User Criteria Conditions’ oder ‘Advanced User Criteria Resolution‘ verwendet werden, gewährleisten wir nicht, dass die Permissions in Mindbreeze tatsächlich den ServiceNow Permissions entsprechen. In diesem Fall müssen auf Seite des Deployments entsprechende Zugriffstests durchgeführt werden.

Unterstützte Client Umgebungen

Webbrowser Client

• Unterstützte Browser und Betriebssysteme
  • Edge 113 (Win 10, Win 11)
  • Firefox 113 (Win 10, Win 11, Apple macOS 13.3 Ventura)
  • Chrome 113 (Win 10, Win 11, Apple macOS 13.3 Ventura)
  • Safari 16.4 (Apple macOS 13.3 Ventura)
  • iPhone iOS 16.4
  • iPad iOS 16.4
• Aktuellere Browser, als die angegebenen, werden laufend nach erfolgreichen Tests unterstützt.

Accessibility

Folgende Komponenten sind nach dem W3C-Standard WCAG 2.1 – AA Silber zertifiziert:

Suchfeld

Tabs

Resultatsliste

Einstellungen

Gespeicherte Suchen

Filter

Datumspicker

Weitere Treffer nachladen

Hilfe

Administration - Management Center (MMC)

• Unterstützte Browser und Betriebssysteme
  • Edge 113 (Win 10, Win 11)
  • Firefox 113 (Win 10, Win 11, Apple macOS 13.3 Ventura)
  • Chrome 113 (Win 10, Win 11, Apple macOS 13.3 Ventura)
  • Safari 16.4 (Apple macOS 13.3 Ventura)

Microsoft Outlook Add-In

• Unterstützte Microsoft Outlook Versionen und Betriebssysteme
  • Microsoft Outlook 2016 (Win 10, Win 11)
  • Microsoft Outlook 2019 (Win 10, Win 11)
  • Microsoft Outlook 2021 LTSC (Win 10, Win 11)
  • Microsoft Outlook 365 Windows App Build 2108 (Win 10, Win 11)

Der MSI-Installer unterstützt sowohl die 32bit als auch die 64bit Version von Microsoft Outlook.
Der Click-Once-Installer unterstützt sowohl die 32bit als auch die 64bit Version von Microsoft Outlook.

Browsererweiterung

• Unterstützte Browser und Betriebssysteme
  • Edge 113 (Win 10, Win 11)
  • Chrome 113 (Win 10, Win 11, Apple macOS 13.3 Ventura)

iOS App

• iPhone iOS 16.4

Unterstützte Sprachen

Benutzeroberfläche des Softwareprodukts:

• Englisch: Mindbreeze InSpire Serverkonfiguration
• Sprachen der Mindbreeze InSpire - Web Client Benutzerschnittstelle (ohne Hilfe)
  • Englisch
  • Deutsch
  • Italienisch
  • Französisch
  • Bulgarisch
  • Kroatisch
  • Portugiesisch
  • Rumänisch
  • Serbisch
  • Slowakisch
  • Slowenisch
  • Spanisch
  • Tschechisch
  • Ungarisch
  • Russisch
  • Holländisch
  • Türkisch
  • Norwegisch
  • Japanisch
  • Chinesisch
  • Indonesisch

Dokumentation:

• Englisch/Deutsch: Installations- und Administrationshandbuch

Hardwareproduktinformation

Die Spezifikation und Ausstattung der Hardware ist abhängig von der jeweiligen Mindbreeze InSpire Ausbaustufe. Es gibt Hardwarekonfiguration für die Varianten 500K, 1M, 2M, 5M und 10M.

Die Hardwarekonfigurationen 2M, 5M und 10M unterstützen Self-Encrypting Drives (SED) zur Verschlüsselung der Festplatteninhalte. Bei 500K und 1M findet keine Verschlüsselung der auf den Festplatten gespeicherten Daten statt.

Die Hardware wird mit folgendem Servicevertrag geliefert:

• 3 Jahre Support; nächster Arbeitstag Vor-Ort

Next Business Day Support

Mindbreeze InSpire beinhaltet einen Next-Business-Day Basissupport der sich ausschließlich auf Produktprobleme, mit den in dieser Produktinformation beschriebenen Funktionalitäten bezieht.

Eingebrachte Produktprobleme müssen isolierbar und reproduzierbar sein.

Ein eingebrachtes Support-Ticket muss dabei folgende Basisinformationen enthalten:

• Umfassende Beschreibung des Produktproblems
• Darstellung der exakten Umgebungsbedingungen in denen dieses Problem auftritt
• Aussagekräftige Log-Informationen (u.a. via app.telemetry) die das Produktproblem näher beschreiben
• Genaue Beschreibung wie das Problem isoliert reproduziert werden kann
• Für Probleme im Zusammenhang mit konkreten Daten (wie z.B. zu indizierende Dateien), müssen anonymisierte Beispiele beigefügt, wodurch das Problem reproduzierbar wird
• Version und Build-Nummer die im Einsatz ist

Support-Tickets sind ausschließlich via https://tickets.mindbreeze.com einzubringen.

Die Erstreaktion erfolgt jeweils am nächsten Arbeitstag nach der Ticket-Erstellung zu folgenden Zeiten (ausgenommen Feiertage):

• Montag – Donnerstag von 08:15 – 17:15 (CEST)
• Freitag 08:15 – 15:15 (CEST)

Zeitzone: Central European Standard Time

Wichtig: Technische Consulting Leistungen sind nicht im inkludierten Basissupport enthalten und müssen gesondert beauftragt/bestellt werden.

Einsatzbedingungen

• Die in der Produktinformation enthaltenen Aussagen über den bestimmungsgemäßen Gebrauch und die Einsatzbedingungen des Produkts verstehen sich ausschließlich als Grundsatzinformation. Um bei der täglichen Arbeit mit dem Produkt umfassend den bestimmungsgemäßen Gebrauch und die Einsatzbedingungen sicherzustellen und zu gewährleisten, bedarf es unbedingt einer qualifizierten Einarbeitung durch ein geschultes Fachpersonal.
• Softwareprodukte von Drittherstellern, die von Mindbreeze Produkten vorausgesetzt oder unterstützt werden, deren ordnungsgemäße Lizenzierung und Installation, die notwendigen Tests vor der Produktionsfreigabe sowie der entsprechende Herstellersupport sind nicht im Liefer- und Leistungsumfang enthalten und unterliegen daher insbesondere hinsichtlich ihrer Funktionalität, Funktionsweise oder Eigenschaften nicht der Gewährleistung durch Mindbreeze. Mindbreeze haftet nicht für Fehler oder Funktionsstörungen, welche durch Softwareprodukte von Drittherstellern und/oder solchen, die nicht im Liefer- und Leistungsumfang enthalten sind, verursacht werden. Eine Haftung der Mindbreeze kann daher – neben den sonstigen Voraussetzungen – nur dann virulent werden, wenn demonstriert wird, dass eine fehlerfreie Funktionsweise der Drittprodukte gegeben ist. Im Zusammenhang mit dem Zusammenwirken von Hard- und Softwareumgebungen wird auf die Hinweise des Lizenzvertrages verwiesen.
• Mindbreeze trifft keine expliziten oder impliziten Aussagen zu Performance oder Antwortzeitverhalten der Mindbreeze Softwareprodukte, da Performance und Antwortzeitverhalten wesentlich von der zum Einsatz kommenden Infrastruktur abhängen. Für Auslegung, Konfiguration und Sizing der entsprechenden Infrastruktur verweisen wir auf die Angaben, Empfehlungen und Spezifikationen der jeweiligen Hersteller.
• Insbesondere sind Backup-/Restore-/Desaster-Recovery-Funktionalitäten nicht im Lieferumfang der Mindbreeze Produkte enthalten
• Das Produkt ist für eine übliche kommerzielle Verwendung bestimmt. Einsatzbereiche, an die besondere Sicherheitsanforderungen gestellt werden, sind hiervon nicht mit umfasst.
• Der Lizenzgeber behält sich vor, Änderungen über den bestimmungsgemäßen Gebrauch und die Einsatzbedingungen des Produkts vorzunehmen, es obliegt daher ausschließlich dem Produkthersteller die Produkthoheit.
• Der Kunde anerkennt, dass ausschließlich ihm die Wahrung seiner Geschäfts-, Betriebs- und Berufsgeheimnisse obliegt, ebenso die Wahrnehmung aller geschützten Rechtspositionen und der damit verbundenen Rechtsfolgen aus der Publikation der Arbeitsergebnisse des Kunden.
• Um größtmögliche Sicherheit beim Zugriff zu Mindbreeze InSpire zu gewährleisten, ist es Pflicht des Kunden, sichere Browserversionen zum Zugriff auf Administrationsoberfläche und Suche zu verwenden.
• Zugriffsinformationen zu angebunden Systemen müssen vom Kunden entsprechend seiner firmeninternen Vorgaben erzeugt, übertragen und aktualisiert werden, z.B. Passwortstärke und Lebensdauer von Passwörtern.
• Die Absicherung der Kommunikation zwischen Mindbreeze InSpire und angebundenen Systemen liegt in der Verantwortung des Kunden, z.B. keine Verwendung von veralteten oder unsicheren Protokollen.