Microsoft Dynamics CRM Connector

Installation und Konfiguration

Installation

Bevor der Microsoft Dynamics CRM Connector installiert wird, muss sichergestellt werden, dass der Mindbreeze Server bereits installiert ist und dieser Connector auch in der Mindbreeze Lizenz inkludiert ist.

Crawler-Account anlegen und testen

Legen Sie einen neuen Account für Microsoft Dynamics CRM an. Dieser Account muss für alle für das Crawling relevanten Daten im CRM die benötigten Leserechte haben. Am besten eignet sich dazu ein Read-Only-Administrator-Account.

Testen Sie anschließen den Account, indem Sie sich in Ihr Microsoft Dynamics CRM einloggen und prüfen Sie, ob sie alle für das Crawling relevanten Daten sehen können.

Konfiguration von Mindbreeze

Index

Klicken Sie auf den Reiter “Indices” und dann auf das Symbol “Add new index”, um einen neuen Index zu erstellen (optional).

Geben sie den Indexpfad (“Index Path”) ein. Falls nötig, passen Sie den Anzeigenamen („Display Name“) vom Index Service und dem zugehörigen Filter Service an.

Anschließend die „Advanced Settings“ aktiviert werden.

Folgende „Dynamic Constraints“ müssen konfiguriert werden:

Datenquelle

Setup

Fügen Sie eine neue Datenquelle mit dem Symbol „Add new custom source” (zu finden unten rechts) hinzu.

Connection Settings

Geben Sie nun den URL zu Ihrem CRM im Feld „CRM URL“ ein.

Das Feld „Organization Service URL“ können Sie ignorieren, sofern sie den URL zum „Organization SOAP Service“ Ihrer Microsoft Dynamics CRM Instanz nicht geändert haben.

Die Anmeldeinformationen werden mit der Option „Credential“ angegebe. Genauere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Anmeldeinformationen“.

Wenn Sie Microsoft Dynamics CRM Online verwenden (also nicht On-Premise), aktivieren Sie die Option „Is Microsoft Dynamics CRM Online“.

Wenn die Proxy Settings vom „Network“-Tab für den Crawler ignoriert werden sollen, aktivieren Sie die Option „Ignore Proxy“.

Sources

Im letzten Schritt geben Sie an, welche Teiles aus Ihrem CRM in Mindbreeze InSpire indiziert werden sollen.

Gehen Sie zunächst in den Entitätseinstellungen Ihres CRMs. Um alle Entitäten eines bestimmten Entitättyps aus Microsoft Dynamics CRM in Mindbreeze InSpire indizieren zu können, wird der Entitätsname der betreffenden Entität aus Microft Dynamics CRM benötigt.

Der folgende Screenshot zeigt die Konfiguration des Entitättyps „Opportunity“ (im deutschen CRM „Verkaufschance“) in Microsoft Dynamics CRM. In diesem Beispiel sollen alle Verkaufschancen (im Screenshot blau umrandet) indiziert werden, wobei der Microsoft Dynamics CRM Connector den internen Namen des Entitättyps benötigt (Name „opportunity“, im Screenshot rot umrandet).

Zusätzlich wird der interne Names des Hauptfeld für die Konfiguration des Connectors benötigt (im folgenden Screenshot rot umrandet).

Welchseln Sie wieder zu den Datenquellen-Einstellungen in Mindbreeze InSpire und geben Sie alle Entitättypen im Feld „Entity Types“ – getrennt mit einem Zeilenumbruch – ein , die sie indizieren wollen. Wollen Sie alle Verkaufschancen indizieren, so geben Sie in eine neue Zeile im Feld „Entity Types“ den Wert „opportunity“ ein.

Zu jedem eingetragenen Entity Type muss das Hauptfeld im Feld „Primary Name Attributes“ eingetargen werden. Die erste Zeile von „Entity Types“ ist also verknüpft mit der ersten Zeile von „Primary Name Attributes“; die zweite Zeile von „Entity Types“ ist verknüpft mit der zweiten Zeile von „Primary Name Attributes“ und so weiter. Da in diesem Beispiel „opportunity“ in der letzten Zeile vom Feld „Entity Types“ steht, muss das dazugehörende Hauptfeld „name“ in der letzten Zeile vom Feld „Primary Name Attributes“ stehen.

Mit dem Advanced Setting „Entity Relation Resolution“ kann man zusätzlich noch Datenbankbeziehungen auflösen und die Metadaten der verbundenen Entity in dem Dokument mitindizieren.

Dazu sind folgende Einstellungen notwendig:

Entity Name: Der Name der Entity, von dem die Beziehung ausgeht. Dieser Name muss im Konfigurationsfeld „Entity Types“ enthalten sein.

Foreign Key Column Name: Der Name des Attributes, welche die Referenz auf die andere Entity beinhaltet.

Referenced Entity Name: Der Name der Entity, auf die die Referenz zeigt.

Referenced Column Name: Der Name des Attributes, auf den der Foreign Key der ursprünglichen Entity zeigt, normalerweise eine unique ID der Entity.

Mit dem Setting „Foreign Metadata Prefix“ können die Metadaten der verbunden Entity geprefixt werden.

In CRM finden Sie alle diese Paramter in den Entitätseinstellungen.
In diesem Beispiel wird die Beziehung zwischen Account und Currency aufgelöst:

Die Namen der Entites lassen sich wie oben für das Setting „Entity Types“ finden.
Für die Column Names, suchen Sie zuerst bei den Relationships der Entität nach der Relationship die aufgelöst werden soll:

Wenn Sie die Beziehung öffnen, sehen Sie bei „Lookup Field“ das Feld „Name“. Setzen Sie diesen als „Foreign Key Column Name“.

Der „Referenced Column Name“ ist normalerweise der Primary Key der referenzierten Entity. Meistens ist der Name dieser Column einfach der Name der Entity + „id“. Dies können sie bei den „Fields“ der Entity überprüfen:

Die vollständige Konfiguration von diesem Beispiel sieht dann folgendermaßen aus:

Mit diesem Feature können Sie auch ohne Probleme mehrer Beziehungen pro Entity auflösen.

Falls Sie dieses Feature verwenden, sollten Sie die folgenden Dinge beachten:

Die ACLs der verbundenen Entity werden nicht beachtet, das indizierte Dokument verwendet nur die ACLs der ursprünglichen Entity. Daher sollten sie mit diesem Feature keine Verbindungen zu Entities mit sensiblen Daten auflösen.

Diese Feature unterstützt 1:1 und N:1 Beziehungen. Wenn die Verbindung mit einer anderen Entity mehr als ein Ergebnis pro Eintrag zurückbringt, kann das zu unerwarteten Ergebnissen führen.
Bei 1:N Beziehungen können Sie stattdessen die N Seite indizieren und mit der 1 Seite verbinden, um dieses Problem zu umgehen.

Falls Sie das Setting „Foreign Table Metadata Prefix“ ändern oder eine konfigurierte Entity Relation Resolution entfernen, sollten Sie einen vollständigen Re-index durchführen, ansonsten kann es zu unerwarteten Ergebnissen kommen.

Principal Resolution Service

Um feststellen zu können, welche Benutzer welche Entitäten in Mindbreeze sehen dürfen, muss ein PrincipalResolutionService unter Services hinzugefügt werden.

In der Drop-Down-Liste Service muss „Microsoft Dynamics CRM Principal Resolution“ ausgewählt werden.

Im Feld Bind port muss ein freier Port angegeben werden.

Mit der Option „ACL Cache Expires Minutes“ kann definiert werden, nach wie vielen Minuten die gecasheden Rechteinformationen ablaufen und wieder vom CRM heruntergeladen werden müssen.

Mit der Option „Resolve msDS-PrincipalNames“ wird ein LDAP Server verwendet, um die E-Mail-Adressen von den angemeldeten Benutzern im Mindbreeze Inspire Search Client in msDS-PrincipalNames umzuwandeln. Das ist notwendig, wenn die Usernames im Microsoft Dynamics CRM auch msDS-PrincipalNames sind. Bei manchen Microsoft Dynamics CRM Instanzen (z.B. in der Online Version) kann es vorkommen, dass E-Mail-Adressen als Usernames verwendet werden. In diesem Fall müssen Sie diese Option deaktivieren.

Die Optionen „CRM URL“, „Organization Service URL“, „Is Microsoft Dynamics CRM Online“ und „Ignore Proxy“ müssen, wie in Abschnitt „Connection Settings“ beschrieben, konfiguriert werden.

Im nächsten Schritt muss der „Microsoft CRM Principal Service“ zur in Abschnitt 3.2 konfigurierten Datenquelle hinzugefügt werden. Wählen Sie dazu in der Drop-Down-Liste Caching Principal Resolution Service den gerade konfigurierten Service aus.

Wenn die Option „Resolve msDS-PrincipalNames“ aktiviert ist, müssen Sie noch die Konfiguration für den benötigten LDAP Server vornehmen. Wechseln Sie dazu zum Reiter Network und geben Sie bei den LDAP Settings zumindest den Domain Name an.

Im nächsten Schritt muss ein Benutzer unter Credentials konfiguriert werden, der zumindest die Rechte hat, dass er die UPN-Namen aller Benutzer auslesen kann.

Zusätzlich muss unter Endpoints eine Verknüpfung zwischen den LDAP Settings und den hinzugefügten Credentials hergestellt werden. Das Feld Location muss folgendermaßen konfiguriert werden:

dns://<LDAP Server Domain Name>   (z.B. dns://mycompany.com)

Anmeldeinformationen

Im nächsten Schritt brauchen Sie die Ameldeinformationen aus Kapitel „Crawler-Account anlegen und testen“. Wechseln Sie in der Mindbreeze Management UI zum Reiter Plugins und fügen Sie unter Credentials die Anmeldeinformationen hinzu:

Nun haben Sie 2 Möglichkeiten, um das angelegte Credential mit dem Crawler und dem Principal Resolution Service zu verknüpfen:

1. Wählen sie das Credential mit der Option „Credential“ in der Crawler und in der Principal Resolution Service Konfiguration aus oder
   
2. fügen Sie unter Endpoints einen neuen Endpunkt hinzu. Im Feld Location geben Sie die CRM URL an. Im Drop-Down-Feld Credential wählen Sie die gerade konfigurierten Anmeldeinformationen aus.
   

Anmerkung: Beachten Sie, dass ihr CRM so konfiguriert sein muss, dass die Anmeldungen über AD FS (Active Directory Federation Services) läuft.

Synthesized Metadata

In Microsoft Dynamics CRM stehen Entitäten oft in Bezug zu anderen Entitäten (oft auch zu Entitäten eines anderen Entität-Typs). Um Attribute der verknüpften Entität im Suchclient anzeigen zu können, müssen „Synthesized Metadata“ konfiguriert werden. Dazu müssen zuerst die „Advanced Settings“ aktiviert werden.

Klicken Sie auf das Symbol „Add Composite Property“ und vergeben Sie einen Namen für das referenzierte Attribut im Feld „Name“.

Die Verknüpfung wird im Feld „Property Expression“ mit folgendem Muster hergestellt: mscrm_<Fremdschlüssel-Attribut>/mscrm_<Attribut im Referenzierten Dokument>.

Im „categoryDescriptor.xml“ kann der Name (im Screenshot „mscrm_parentcustomer_name“) dann als Metadatadatums-ID verwendet werden.

Must-Have Synthesized Metadata

Folgende Synthesized Metadata Definitions müssen konfiguriert werden, da diese im standardmäßig mitgelieferten „categoryDescriptor.xml“ verwendet werden:

Name: mscrm_parentaccount_name
Property Expression: mscrm_parentaccountid/mscrm_name

Name: mscrm_owninguser_fullname
Property Expression: mscrm_owninguser/mscrm_fullname

Name: mscrm_parentcontact_fullname
Property Expression: mscrm_parentcontactid/mscrm_fullname

Appendix

Troubleshooting

Wenn Sie Probleme bei der Indizierung haben, können folgende Tipps hilfreich sein:

• Überprüfen Sie die Anmeldeinformationen. Sind diese korrekt?
• Sind die konfigurierten URLs korrekt?
• Möglicherweise soll der konfigurierte Proxy vom „Network“-Tab nicht verwendet werden. Sie können dazu die Option „Ignore Proxy“ konfigurieren.
• Bricht der Crawl Run nach einiger Zeit ab, da es z.B. ein Read-Timeout gegeben hat? Dabei kann es helfen, dass Sie die „Page Size“ auf einen niedrigeren Wert setzen. Sie können auch versuchen, „Maximum Download Retries“ auf einen höheren Wert zu stellen oder „Ingnore Unsuccessful Entity Types“ aktivieren, damit zumindest versucht wird, Inhalte von anderen Tabellen zu indizieren.